În articolul anterior, am analizat etapele esențiale care au loc înainte ca instanța să intre în sala de judecată: pregătirea dosarelor, verificarea procedurii de citare și organizarea listei de ședință.

Toate aceste activități nu sunt un scop în sine, ci pregătesc terenul pentru momentul central al procesului: ședința de judecată propriu-zisă. În continuare, vom vedea cum se concretizează această muncă și care este rolul grefierului în timpul desfășurării efective a ședinței.

Începutul ședinței: continuitatea muncii din culise

Prezența grefierului în sala de ședință cu cel puțin 30 de minute înainte de începere nu este doar o obligație formală, ci o continuare directă a activității premergătoare. Dosarele pregătite sunt puse la dispoziție spre consultare procurorului, părţilor, reprezentanţilor sau avocaţilor acestora, după o prealabilă verificare a identității şi calității acestora.

Această etapă reflectă foarte clar ideea de continuitate: ceea ce a fost organizat anterior devine acum funcțional, în mod concret, în sala de judecată.

Totodată, grefierul îndeplinește și atribuții esențiale pentru buna desfășurare a ședinței, verificând funcționarea instalațiilor de sonorizare și anunțând intrarea judecătorilor în sală, moment care marchează începutul formal al ședinței de judecată.

Referatul cauzei: sinteza muncii anterioare

După strigarea cauzei și apelul părților și al celorlalte persoane citate, grefierul de ședință face oral referatul cauzei, prezentând pe scurt obiectul pricinii și stadiul în care se află judecata acesteia, comunică modul în care s-a îndeplinit procedura de citare a persoanelor chemate la proces și dacă s-au realizat celelalte măsuri dispuse de instanță la termenele anterioare. Acesta nu este o simplă formalitate, ci o sinteză a tuturor verificărilor realizate anterior.

Referatul face, astfel, legătura între pregătirea dosarului și dezbaterile din fața instanței, oferind judecătorilor și părților o imagine clară și rapidă asupra situației cauzei.

Consemnarea ședinței: memoria procesului

În timpul desfășurării ședinței, grefierul are una dintre cele mai importante atribuții: consemnarea tuturor elementelor relevante în caietul de note, respectiv numărul dosarului, poziția acestuia pe lista de ședință, susținerile orale, depunerile de cereri și acte în timpul ședinței, măsurile dispuse de instanță, precum și toate celelalte aspecte din desfășurarea procesului.

Această activitate a grefierului este completată de înregistrarea audio a ședinței, iar împreună acestea formează o imagine fidelă a procesului.

Rolul administrativ în timpul ședinței

În cadrul ședinței de judecată, grefierul de ședință nu îndeplinește doar atribuții legate de desfășurarea procesului, ci are și responsabilități administrative importante. Acesta introduce în sistemul informatic datele referitoare la taxele de timbru a căror dovadă de achitare s-a depus în timpul ședinței și, dacă este cazul, face mențiune despre admiterea cererii de ajutor public judiciar.

Aceste operațiuni, deși aparent tehnice, sunt indispensabile pentru asigurarea continuității procedurii și pentru menținerea unei evidențe corecte și actualizate a dosarului.

Finalul ședinței: trecerea spre etapa următoare

După încheierea dezbaterilor, cauza poate rămâne în pronunțare, iar instanța stabilește data la care va fi pronunțată hotărârea. Acesta nu este însă finalul activității grefierului.

Dimpotrivă, ședința de judecată marchează trecerea către o nouă etapă, la fel de importantă: activitatea ulterioară ședinței de judecată, despre care vom discuta într-un articol viitor.