În articolul anterior am analizat activitatea grefierului înainte de stabilirea primului termen de judecată . În continuare, vom vedea ce face, concret, grefierul după introducerea termenului în ECRIS, dar înainte de ședința de judecată.

Activitatea grefierului de ședință nu începe odată cu intrarea în sala de judecată, ci cu mult înainte de desfășurarea ședinței. În realitate, o parte esențială a muncii sale are loc în etapa premergătoare, atunci când sunt pregătite dosarele, verificate actele și organizată întreaga activitate procedurală.

Dispozițiile legale prevăzute în Regulamentul de ordine interioară al instanțelor judecătorești, reglementează în mod detaliat aceste atribuții și arată cât de important este rolul grefierului în buna desfășurare a procesului încă dinainte de judecata cauzei.

Întocmirea listei de ședință și organizarea cauzelor

Lista de ședință nu este doar un instrument informativ, ci unul esențial pentru organizarea activității instanței. Președintele completului de judecată dispune întocmirea listei de ședință, stabilind repartizarea cauzelor pe intervale orare, în funcție de orele menționate în citații sau comunicate participanților la proces, iar grefierul o întocmește în conformitate cu aceste dispoziții.

Ordinea înscrierii dosarelor pe lista de ședință nu este aleatorie. Legea prevede că anumite cauze trebuie să fie soluționate cu prioritate, cum sunt cele în care sunt implicate persoane deținute sau arestate la domiciliu, precum și cauzele urgente sau cele pentru care legea impune o judecată rapidă.

Această prioritizare contribuie la respectarea drepturilor procesuale și la adaptarea desfășurării ședinței în funcție de importanța și urgența fiecărei cauze.

Pregătirea dosarelor înainte de ședința de judecată

De regulă, grefierul de ședință preia dosarele de la arhivă cu aproximativ două zile înainte de termen. Această etapă îi permite să verifice conținutul dosarelor și să se asigure că acestea sunt pregătite pentru judecată.

Totodată, grefierul are obligația de a afișa lista cauzelor cu cel puțin 24 de ore înainte de ședință, în același termen lista cauzelor publicându-se pe pagina de internet a instanței. Există însă și situații în care acest termen nu poate fi respectat, cum este cazul cauzelor urgente. În anumite instanțe unde activitatea se desfășoară în 2 – 3 timpi, lista poate fi afișată chiar cu o oră înainte de începerea ședinței.

Verificarea procedurii de citare și a actelor din dosar

Înainte de ședința de judecată, grefierul verifică dacă au sosit la instanţă şi s-au ataşat la dosare dovezile de înmânare ori de comunicare a citaţiilor şi a celorlalte acte de procedură, precum şi relaţiile şi actele solicitate de instanţa de judecată.

De asemenea, grefierul de şedinţă verifică legalitatea îndeplinirii procedurilor de citare sau de comunicare ataşate la dosar iar, în cazul în care observă nereguli, grefierul informează președintele completului de judecată. Această etapă este esențială, deoarece eventualele deficiențe procedurale pot duce la amânarea cauzei sau chiar la sancțiuni procesuale.

De ce este importantă activitatea grefierului înainte de ședință

Toate aceste atribuții arată că activitatea grefierului în etapa premergătoare ședinței de judecată este esențială pentru buna desfășurare a procesului.

Fără stabilirea corectă a listei de ședință, fără organizarea dosarelor și verificarea actelor, ședința ar fi dificil de gestionat și ar exista riscul apariției unor erori procedurale.